Dematerializzazione e gestione documentale, obiettivi e finalità

FileRecoverLa dematerializzazione dei documenti e la loro conseguente gestione è un tema sempre più attuale e rilevante. Grazie all’introduzione del CAD (Codice dell’amministrazione digitale), infatti, la dematerializzazione dei documenti è diventata realtà per tutte le Pubbliche Amministrazioni che vedranno via via scomparire i documenti cartacei.

Grazie alla dematerializzazione dei documenti, tutti gli atti e i documenti redatti su supporto cartaceo verranno infatti sostituiti dai documenti informatici. I tradizionali strumenti con cui le Pubbliche Amministrazioni sono solite redigere i loro documenti scompariranno per lasciare il posto ad innovativi strumenti digitali.

DEMATERIALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI: GLI OBIETTIVI

Gli obiettivi più importanti del processo di dematerializzazione documentale sono tre:
1) ridurre, in maniera significativa, la creazione di nuovi documenti redatti su supporti cartacei;

2) sostituire i documenti cartacei già esistenti e conservati negli archivi con registrazioni informatiche;

3) eliminare e scartare tutti quei documenti che non hanno alcuna rilevanza storica e culturale.

DEMATERIALIZZAZIONE E GESTIONE DOCUMENTALE: GLI STRUMENTI

 

Il lungo e difficoltoso processo di cui abbiamo appena parlato è reso possibile grazie ad una serie di strumenti atti a garantire la veridicità degli atti e a gestire la conservazione, la selezione e l’archiviazione dei documenti stessi. Nell’ambito della dematerializzazione dei documenti redatti dalla Pubblica Amministrazione, è stato proprio il Gruppo di Lavoro Interministeriale a individuare gli strumenti attraverso cui realizzare tale processo.

In particolare, grazie all’attività di protocollazione sarà possibile memorizzare – nel registro di protocollo – le informazioni più importanti del documento. Attraverso la protocollazione, viene altresì identificato l’atto, viene certificata la sua provenienza e la data in cui è stato redatto. La creazione di un protocollo informatico è dunque un vero e proprio “imperativo categorico” per tutte le Pubbliche Amministrazioni che solo così potranno gestire e conservare i documenti creati.

Attraverso la classificazione e fascicolazione dei documenti, poi, la Pubblica Amministrazione ha la possibilità di organizzare e gestire i documenti in maniera logica. Ad ogni documento viene infatti attribuito un codice di riferimento atto ad identificarlo secondo un ordine ben preciso. I documenti vengono infine inseriti in un fascicolo che contiene tutti gli atti riferibili alla stessa materia e ad uno stesso procedimento amministrativo.